FilmMikro / microfilm Film mikro berbentuk film yang sangat kecil, digunakan untuk menyimpan, memunculkan kembali, atau mempublikasikan duplikat dokumen, cetakan, gambar, atau foto. • Kaset Kaset kotak untuk melindungi bahan perekam gambar yang sekaligus berfungsi sebagai tempat penggulung bahan tersebut. •Untuk SMK/MAK Nama Kelas No. Absen …………………………… …………………………… …………………………… XI Modul Alat dan Bahan Kearsipan i Semester I KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini mengenai materi pelajaran Kejuruan Administrasi Perkantoran menggunakan Kurikulum 2013. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung atau teknik bervariasi lainnya untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai targettarget belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru. Modul ini diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Pengelola Sistem Kearsipan. Malang, November 2016 Penulis Modul Alat dan Bahan Kearsipan ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................ iii PENDAHULUAN ......................................................................... 1 Latar Belakang ....................................................................... 1 Deskripsi Singkat ................................................................... 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar .......................... 2 Manfaat .................................................................................. 3 Tujuan .................................................................................... 3 Petunjuk Penggunaan Modul ................................................. 3 KEGIATAN BELAJAR ................................................................ 5 Kompetensi Dasar .................................................................. 5 Materi Pokok .......................................................................... 5 Uraian Materi ......................................................................... 5 Rangkuman ............................................................................ 17 Latihan.................................................................................... 18 Tugas Mandiri ........................................................................ 18 EVALUASI ................................................................................... 19 Maksud dan Tujuan Evaluasi ................................................. 19 Materi Evaluasi ...................................................................... 19 Soal – Soal Evaluasi ............................................................... 19 PENUTUP ..................................................................................... 20 Tindak Lanjut ......................................................................... 20 Harapan .................................................................................. 20 Daftar Pustaka ........................................................................ 20 BAB I BAB II BAB III BAB IV Modul Alat dan Bahan Kearsipan iii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat – menyurat yang setiap kali dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat – surat tersebut telah selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut menjadi arsip. Apabila penyimpanan arsip – arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar. Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip – arsip sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi Deskripsi Singkat Nama Modul Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Ruang lingkup isi Alat dan Bahan Kearsipan Jenis Alat Kearsipan Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar A. Kompetensi Inti KI KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli gotong royong, kerjasama, toleran, santun, responsif dan proaktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaran, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 Menalar, mengolah, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan B. Kompetensi Dasar KD Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan Indikator Mengidentifikasi Jenis Alat Kearsipan Mengidentifikasi Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 2 Manfaat 1. Modul ini bermanfaat bagi peserta didik agar mampu menguasai materimateri Pengelola Sistem Kearsipan seperti jenis-jenis alat dan bahan yang digunakan dalam kearsipan. 2. Mempermudah peserta didik dalam memilih materi yang sesuai dengan standar kompetensi. 3. Mempermudah peserta didik dalam proses pembelajaran. 4. Menjadi bahan kajian atau latihan bagi siswa guna meningkatkan hasil pembelajaran. Tujuan 1. Tujuan Umum Tujuan umum penyusunan modul ini adalah untuk menyediakan bahan ajar yang sesuai dengan kurikulum 2013 dengan mempertimbangkan kebutuhan peserta didik, yakni bahan ajar yang sesuai dengan karakteristik materi ajar. 2. Tujuan Khusus Tujuan khusus penyusunan modul ini adalah untuk memudahkan siswa dalam memperlajari Pengelolaan alat dan bahan kearsipan khususnya pada pangkat dan jabatan pegawai. Petunjuk Penggunaan Modul Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek Kemampuan” sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini. b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai dapat dipahami. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 3 c. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. Guru/Instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik. d. Selama kegiatan belajarmengajar KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 4 BAB II KEGIATAN BELAJAR Kompetensi Dasar Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Materi Pokok 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Uraian Materi A. Jenis Alat Kearsipan Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Istilah Penting yang Berkaitan dengan Penyimpanan Arsip a. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyamping Modul Alat dan Bahan Kearsipan 5 Macam-Macam Alat Kearsipan 1. Filing Cabinet Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. 2. Rotary alat penyimpanan berputar Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral Modul Alat dan Bahan Kearsipan 6 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 7 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut a. Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. b. Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. c. Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 8 d. Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. 6. Guide Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kodekode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas Modul Alat dan Bahan Kearsipan 9 ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub-sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. 7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 10 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snellhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 11 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. 11. Kotak Box Kotak box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini Modul Alat dan Bahan Kearsipan 12 dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Tickler file Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 13 15. ardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 16. Alat Penyimpan Khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox. B. Jenis Bahan Kearsipan Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak Modul Alat dan Bahan Kearsipan 14 tahan lama penggunaannya relatif singkat. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus Beberapa bahan kearsipan adalah sebagai berikut 3 Kartu Indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran cm x cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang 1 Judul/nama surat, 2 Nomor surat, 3 Hal surat, 4 Tanggal surat, 5 Kode surat, 6 Kode kartu indeks. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. 4 Kartu Tunjuk Silang Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran cm X cm. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 15 Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. 5 Lembar Pinjam Arsip out slip Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut 1 Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. 2 Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. 3 Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. 4 Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. 5 Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut 1 Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. 2 Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman. 3 Lembar 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 16 6 Map Pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folder dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi. Rangkuman Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Macam-Macam Alat Kearsipan Filing Cabinet, Rotary alat penyimpanan berputar, Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak Box, Alat Sortir, Label, Tickler file, Cardex card index cabinet, Alat Penyimpan Khusus Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relative singkat. Bahan kearsipan antara lain Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip out slip, Map Pengganti out folder. Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip. b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip. c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 17 Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Menurut pendapat anda apa yang dimaksud dengan alat dan bahan kearsipan? Jawab ………………………………………………………………… 2. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral? Jawab ………………………………………………………………… 3. Ada berapa macam alat-alat kearsipan? Sebutkan! Jawab ………………………………………………………………… 4. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip? Sebutkan! Jawab ………………………………………………………………… 5. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file? Jawab ………………………………………………………………… 6. Ada berapa macam bahan kearsipan? Sebutkan dan jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 7. Apa saja yang tercantum didalam kartu indeks? Jawab ………………………………………………………………… 8. Apa perbedaan antara kartu indeks dengan kartu tunjuk silang? Jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 9. Apa kegunaan dari lembar pinjam arsip? Jawab ………………………………………………………………… 10. Ada berapa rangkap lembar pinjam arsip? Sebutkan dan jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… Tugas Mandiri 1. Carilah gambar dari alat dan bahan kearsipan! 2. Buatlah contoh dari lembar pinjam arsip! Modul Alat dan Bahan Kearsipan 18 BAB III EVALUASI Maksud dan Tujuan Evaluasi Adapun maksud dan tujuan dari adaya evaluasi ini adalah sebagai berikut 1. Mengetahui sejauh mana peserta didik sudah mengerti akan materi pembelajaran. 2. Menentukan tindakan guru selanjutnya, tentang evaluasi yang harus dilakukan, apakah harus diberi pengulangan atau pengayaan pada siswa. 3. Sebagai syarat untuk melanjutkan ke kompetensi selanjutnya. Materi Evaluasi 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Soal – Soal Evaluasi Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Mengapa dalam kegiatan kerasipan dibutuhkan alat dan bahan arsip? Jelaskan! Jawab ………………………………………………………………… 2. Menurut pendapat anda apa keuntungan dan kerugian dari penggunaan alat dan bahan kerasipan? Jawab ………………………………………………………………… 3. Apa yang anda lakukan jika arsip yang telah disimpan hilang? Dan bagaimana cara mengantisipasi agar tidak terulang kembali? Jawab ………………………………………………………………… Modul Alat dan Bahan Kearsipan 19 BAB IV PENUTUP Tindak Lanjut Jika anda telah berhasil menjawab pertanyaan-pertanyaan evaluasi sebanyak lebih dari 80%, maka anda bisa melanjutkan ke modul yang berikutnya. Sedangkan jika anda belum berhasil menjawab lebih dari 80%, maka anda harus mengulanginya dan meminta bimbingan lebih lanjut dari guru anda. Harapan Bagi peserta didik, kelak nanti peserta didik mampu menjadi pegawai kearsipan yang dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Dan bagi guru, semoga dapat menjalankan pembelajaran kearsipan dengan baik, sehingga peserta didik mendapatkan pemahaman yang baru. Daftar Pustaka Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta Erlangga. file///C/Users/user%207/Documents/Menentukan%20Alat%20dan%20Baha n%20Kearsipan% Modul Alat dan Bahan Kearsipan 20
- Saat terjadi kondisi darurat seperti banjir atau kebakaran, fokus utama kita selain menyelamatkan diri adalah mengamankan dokumen dan berkas-berkas sebabnya mulailah memilah dokumen mana saja yang harus disimpan dengan aman apabila kita terpaksa harus meninggalkan rumah karena kondisi seperti surat wasiat, catatan keuangan, polis asuransi jiwa, catatan medis, ijazah, kartu keluarga, dan sertifikat rumah harus disimpan di lokasi yang cara untuk menyimpan seluruh dokumen tersebut, namun siapkan terlebih dahulu salinan dokumen dalam bentuk softcopy. Baca juga 4 Ide Ciptakan Ruang Penyimpanan untuk Kamar yang Sempit Dari situ kita bisa melindungi dokumen asli dengan menyimpannya di brankas bank, atau membeli brankas tahan api di salinan softcopy dari dokumen penting bisa disimpan di media penyimpanan file berbasis online cloud.Federal Emergency Management Agency FEMA menjelaskan tiga opsi menyimpan dokumen penting dengan aman sebagaimana dijelaskan di bawah Menyewa kotak deposit di bank Brankas bank adalah tempat yang aman untuk menyimpan dokumen penting. Kotak deposit aman safe deposit box di bank akan disimpan di lemari berbahan besi atau baja yang dilengkapi sensor gerak, kamera video, detektor panas, dan perangkat keamanan dari metode penyimpanan ini adalah kita hanya dapat mengakses dokumen saat bank buka di hari kita mendadak membutuhkan paspor atau surat sertifikat rumah dan besok adalah hari Minggu, kita harus menunggu bank buka di hari brankas akan disegel oleh bank apabila penyewanya meninggal surat wasiat disimpan di brankas bank, maka butuh waktu lama bagi pengacara atau pihak keluarga untuk dapat membuka brankas lagi, tidak ada jaminan 100 persen dokumen yang disimpan di brankas bank aman dari bencana terlebih dulu kepada pihak bank terkait keamanan dokumen kita apabila terjadi bencana alam yang sampai menghancurkan bangunan bank. Baca juga Mengapa Wajib Punya Laci Khusus untuk Menyimpan Barang Penting2. Menyimpan dokumen di rumah Jika memutuskan untuk menyimpan dokumen di rumah, belilah kotak arsip atau brankas tahan api yang dapat melindungi dokumen jika terjadi menganjurkan kita untuk menyimpan salinan dokumen penting dalam bentuk softcopy di USB atau hard disk eksternal, lalu letakkan di dalam brankas tahan api dan tahan kita ingin memastikan keamanan brankas dari pencuri, kita dapat mencari brankas yang bisa disembunyikan di lantai floor safe atau brankas yang menempel di dinding wall safe.Kedua jenis brankas itu lebih mudah disembunyikan ketimbang brankas dokumen di lemari tahan api bukanlah pilihan terbaik, karena warna kertas bisa berubah kecokelatan. Di sisi lain, brankas yang berbahan besi atau baja lebih mampu melindungi semua dokumen itu. Baca juga 6 Tempat Persembunyian Terbaik untuk Brankas di Rumah Anda 3. Penyimpanan dokumen online Cara lain untuk memastikan dokumen kita aman adalah membuat salinan dokumen dalam bentuk softcopy dan disimpan secara kita memiliki koneksi internet, akun penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive bisa diakses dari perangkat penyimpanan berbasis cloud, kita juga lebih mudah membagikan dokumen penting kepada anggota perlu dipahami, penyimpanan online cenderung berisiko diretas oleh penjahat siber cyber crime.Maka dari itu, berikan kata sandi khusus saat menyimpan dokumen via online. Bila perlu, gunakan enkripsi elektronik untuk melindungi informasi yang bersifat sangat juga Cegah Pencurian, Ahli Usul Sertifikat Rumah Dilengkapi Foto Pemilik Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Mari bergabung di Grup Telegram " News Update", caranya klik link kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.
Kotakarsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu dengan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan kotak arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Macam-Macam Peralatan Kearsipan 1. Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar horizontal dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map. 4. Rak Arsip Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral leteral. Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu. 5. Map arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macamm-macam jenis map 6. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. 7. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. 8. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. aHanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. bOrdner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Jangan memasukan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur tetap kuat. Bila terjadi kemacetan dibagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang bersal dari suara yang dikeluarkan dari alat ini, seperti jekrekan jepretan dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi -Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas -Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas -Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut -Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. -Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. -Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 11. Alat sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan. file Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Cardex card indeks cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu. laci kartu Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut dangat memunkinkan untuk mnegalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Macam-Macam Perlengkapan Kearsipan -Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang Judul/ caption Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masaah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui tidak ingat, maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. -Kartu tunjuk silang Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat map dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan. Beberapa kriteria dari suatu arsip yang eprlu dibuatkan kartu tunjuk silanya antara lain sebagai berikut Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Indeks bagian atas Lim, Lim Tek Indeks bagian bawah Ted, Halim -Kode Te Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI. Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang. -Lembar pinjam arsip Lembar pinjam arsip out slip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman. Lembar ke 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Contoh Format Lembar Pinjam Arsip bisa search gambar di internet -Map pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folderdan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam. -Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. Caracek e-KTP online lainnya dengan menggunakan SMS atau WhatsApp. COM - Nomor Induk Kependudukan atau NIK adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang. Tahap dan syarat untuk mengubah data e-KTP atau sekadar . Ternyata, cek nomor BPJS Ketenagakerjaan dengan KTP bisa dilakukan. Kardus Arsip adalah solusi bagi Anda yang bekerja di kantor dan berurusan dengan banyak berkas atau dokumen cetak pasti membutuhkan tempat penyimpanan untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Tempat penyimpanan ini harus digunakan untuk membuat dokumen yang disimpan bisa awet dan tahan lama. Oleh karena itu, dalam memilih box arsip atau kotak penyimpanan dokumen dan berkas ini harus memperhatikan beberapa aspek pertimbangan. Itu Box Arsip? Box Arsip OJK Bagi Anda yang terbiasa bekerja dengan arsip, dokumen dan berkas-berkas mungkin sudah tidak asing dengan perangkat penyimpanan satu ini. Namun, banyak juga yang belum mengetahui apa itu box atau kotak arsip ini. Seperti namanya, box arsip adalah perangkat penyimpanan berbentuk kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen. Dokumen atau berkas yang disimpan ini termasuk dalam kategori arsip atau dalam kategori dokumennya sudah bersifat in-aktif. Box arsip ini biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, namun umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Hal ini bertujuan untuk membuat dokumen-dokumen yang notabene in-aktif tersebut bisa lebih aman, tidak mudah rusak dan pastinya agar lebih mudah dicari ketika dibutuhkan. Dengan adanya box untuk arsip inilah yang nantinya akan semakin memudahkan ketika akan menyimpan arsip ke dalam lemari arsip. Perangkat penyimpanan ini sifatnya sangat penting karena tidak hanya memudahkan penyimpanan, juga akan memudahkan proses pencarian kembali ketika nantinya dokumen tersebut dibutuhkan kembali. Box Arsip? Rak Tempat Penyimpanan Arsip Sebagai perangkat penyimpanan yang bersifat penting, box arsip ini tentu saja memiliki fungsi tersendiri. Karena fungsinya inilah setidaknya Anda yang bekerja di kantor atau bekerja dan berurusan dengan dokumen dan arsip-arsip setidaknya harus memiliki perangkat penyimpanan ini. Lantas apa saja fungsi dari kotak penyimpanan berkas dan arsip ini? Berikut adalah beberapa diantaranya. Menyimpan Arsip-Arsip yang Bersifat In-Aktif Kotak penyimpanan arsip dari kardus atau kardus arsip ini adalah perangkat yang fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Maksudnya, dokumen atau arsip yang mana frekuensi penggunaannya dalam rangka kegiatan administrasi sudah mulai menurun. Artinya dokumen tersebut masih dibutuhkan, namun tidak dibutuhkan dalam frekuensi sesering sebelumnya. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Fungsi selanjutnya yang bisa Anda dapatkan dengan penggunaan box penyimpanan arsip dari bahan kardus atau kardus arsip ini adalah untuk memudahkan proses penyimpan dan pencarian. Dengan menggunakan kotak penyimpanan ini, Anda bisa mengelompokkan dokumen-dokumen atau arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu akan semakin memudahkan saat menyimpan. Cara ini tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan saja, namun ketika dokumen atau berkas tersebut dibutuhkan kembali juga akan memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. Menghemat Ruang Penyimpanan dan Membuatnya Tampak Rapi Penggunaan kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip ini banyak dipilih karena dengan menggunakan kotak penyimpanan ini akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Kotak penyimpanan ini akan membuat arsip yang Anda simpan jadi tertata lebih rapi. Apabila setiap arsip dan dokumen tersimpan lebih rapi pastinya juga akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Fungsi selanjutnya yang akan Anda dapatkan jika menggunakan kotak penyimpanan dari bahan dasar kardus khusus atau kardus arsip ini adalah dokumen dan arsip yang Anda simpan akan terjamin. Jika Anda masukkan ke dalam kotak penyimpanan ini dokumen dan arsip Anda tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Karena itulah Jika Anda ingin menjaga arsip tetap awet dan tahan lama, maka gunakan kotak penyimpanan ini. Bahan Box Arsip Berdasarkan kegunaan dan fungsi seperti yang dijelaskan sebelumnya, bisa disimpulkan jika box arsip ini memberikan fungsi yang sangat penting untuk penyimpanan dokumen, maka dibutuhkan spesifikasi khusus dalam pembuatan kotak penyimpanan dokumen ini. Spesifikasi untuk membuta kotak penyimpanan arsip ini bahkan sudah masuk dalam standar nasional Indonesia. Meskipun terbuat dari bahan kertas kardus, namun kertas yang digunakan juga merupakan kertas khusus dengan spesifikasi tertentu pula. Bahan utama yang digunakan dalam pembuatan kotak penyimpanan tersebut adalah kertas karton berjenis karton gelombang. Kertas karton gelombang ini adalah jenis kertas karton khusus yang terbuat dari lapisan-lapisan kertas medium yang bergelombang. Selain menggunakan kertas bergelombang, dalam pembuatan kotak penyimpanan artis ini kertas yang digunakan juga dilengkapi dengan kertas penyekat yang terbuat dari kertas liner. Kertas liner ini tidak hanya digunakan untuk bahan penyekat saja, namun juga digunakan sebagai bahan pelapis bagian luarnya. Semua bahan pembuat dan pelapisan kertas yang digunakan untuk kotak penyimpanan arsip ini juga sudah diatur dan harus sesuai dengan Standar Nasional Indonesia SNI. Tak hanya bentuk dan bahan dasar pembuatnya saja yang sudah diatur, keadaan lembaran kertas untuk kardus arsip ini juga sudah diatur, yakni lembaran kertas harus dalam keadaan rata, tidak kisut, tidak berlubang serta tentu saja tidak dalam keadaan kotor. Single Wall Bahan Box Arsip – Single Wall Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran kecil dan sedang . Dapat menampung arsip yang memiliki kategori berat ringan sampai sedang. Double Wall Bahan Box Arsip – Double Wall Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran besar dan menampung banyak arsip, bahan ini lebih kuat dan kokoh. Secara lebih detail, jenis kertas karton gelombang yang digunakan untuk kardus arsip ini terdiri dari 3 lapisan kertas yang terdiri dari kertas kraft k150, kertas medium M150 dan terakhir adalah kertas kraft K150. Sebagai informasi tambahan, simbol yang digunakan tersebut menunjukkan berat gramatur dari kertas serta ketebalan masing-masing jenis kertas. Masing-masing jenis bahan kertas yang digunakan ini juga terbuat dari bahan yang berbeda-beda. Seperti misalnya untuk kertas kraft, terbuat dari bahan dasar serat kayu yang keras seperti kayu pinus. Sedangkan untuk kertas medium, bahan yang digunakan untuk membuat jenis kertas ini adalah flute bubur serbuk kayu yang lunak Box Arsip Pada Umumnya Setelah mengetahui jenis bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini, Anda juga harus mengetahui ukuran kotak penyimpanan dokumen ini yang umumnya dijumpai di pasaran. Umumnya, ukuran kotak penyimpanan yang digunakan secara umum ada dua ukuran, yaitu kotak penyimpanan berukuran besar dan kotak penyimpanan berukuran kecil. Masing-masing memiliki dimensi ukuran yang berbeda-beda. Dengan mengetahui ukuran kotak penyimpanan arsip ini, maka Anda bisa memilih ukurannya sesuai kebutuhan Anda. Box Arsip Kecil Box Arsip BRI Ukuran pertama adalah box arsip berukuran kecil. Untuk kotak penyimpanan arsip berukuran kecil ini memiliki spesifikasi dimensi dengan panjang 37 cm, tingginya adalah 27 cm sedangkan lebar atau ketebalan kotak penyimpanannya adalah 9 cm. Sedangkan untuk kotak penyimpanan yang berukuran besar memiliki dimensi yang berbeda dari segi lebar atau ketebalannya saja. Box Arsip Besar Box Arsip Unesa Kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip yang berukuran besar ini memilik dimensi panjang dan tinggi yang sama dengan kotak penyimpanan yang berukuran kecil, yaitu memiliki panjang 37 cm dan tinggi 27 cm. Yang membedakan kotak penyimpanan berukuran kecil dan besar adalah pada aspek lebar atau ketebalan kotaknya. Jika kotak penyimpanan yang berukuran kecil memiliki lebar atau ketebalan 9 cm, maka kotak yang berukuran besar ini memiliki ketebalan 19 cm. Bahan Kotak Arsip Melihat kegunaan atau fungsinya yang sangat penting untuk kebutuhan penyimpanan dokumen dan arsip, kualitas bahan yang digunakan untuk membuat box arsip ini juga harus dipertimbangkan. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tidak semua bahan kertas bisa digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Sudah dijelaskan sebelumnya bahan apa saja yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Setiap bahan ini dipertimbangkan untuk menjaga kualitas kotak penyimpanan arsip nantinya. Bahan yang digunakan untuk membuatnya sudah pasti menggunakan bahan berkualitas terbaik. Bahan kertas berkualitas terbaik yang digunakan tersebut harus memiliki spesifikasi dan karakteristik seperti di bawah ini. Kualitas Bahan Dasar Pembuat Kertas Sudah dijelaskan sebelumnya jika kardus arsip yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini terbuat dari bahan khusus yaitu kertas berjenis karton gelombang. Karton gelombang ini adalah jenis kertas yang terbuat dari beberapa lapis kertas, diantaranya adalah kertas medium dan kertas kraft. Penyusun kertas gelombang ini terbuat dari bahan dasar pembuatan kertas berkualitas tinggi. Untuk kertas kraft, bahan yang digunakan adalah serat kayu keras. Tujuannya adalah agar box penyimpanan arsip ini nantinya bisa kuat dan tidak mudah robek karena digunakan untuk memuat dokumen dan arsip dalam jumlah yang banyak. Lapisan kertas selanjutnya adalah lapisan kertas medium yang terbuat dari bahan dasar bubur serbuk kayu yang sifatnya lunak. Penggunaan bahan ini memungkinkan kertas bisa dilipat dan dibentuk menjadi kotak penyimpanan. Ketebalan Kertas Selain bahan dasar pembuatnya, ketebalan jenis kertas yang digunakan juga mempengaruhi kualitas bahan box arsip ini. Kembali lagi pada tujuan dan fungsi utama dari kotak ini, yaitu untuk penyimpanan arsip dan dokumen dalam jumlah yang tentunya tidak sedikit, maka dibutuhkan kertas dengan ketebalan tertentu yang memenuhi standar yang sudah ditentukan. Dalam hal ini, ketebalan kertas dengan kualitas terbaik yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan berkas ini adalah kertas dengan gramatur yang cukup besar, diantaranya adalah K150 untuk jenis bahan kraft dan gramatur M125 untuk jenis kertas medium tetapi jika dirasa masih kurang kokoh dapat menggunakan kertas kraft 200 dan kertas medium 150. Kertas Box Arsip – KraftLinerKertas Box Arsip – Medium Kualitas gramatur arsip pada umumnya Kraft 125k,150k,200k,275k. Medium 112m,125m,150m. Kardus Arsip Kualitas bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini tidak hanya dari segi ketebalan dan jenis kertasnya saja. Ada faktor lain yang mempengaruhi kualitas kotak penyimpanan ini. Faktor tersebut adalah bentuk atau desainnya. Menggunakan bahan berkualitas terbaik tidak akan membuat kotak penyimpanan ini lantas berkualitas pula. Untuk mendapatkan kualitas kotak penyimpanan terbaik tersebut, dibutuhkan pula desain yang mendukung agar penggunaan bahan tersebut semakin maksimal. Bentuk Box Arsip Kotak penyimpanan atau box arsip ini berbentuk persegi panjang 3 dimensi. Agar dokumen yang disimpan tetap aman dan tidak rusak, terdapat toleransi ruang sebesar kurang lebih 1 cm di dalamnya. Selain itu, pembuatan kardus penyimpanan ini diberikan pula lubang ventilasi di bagian depan dan belakangnya dengan diameter masing-masing 2,5mm untuk box kecil dan 3cm untuk box kecil. Dengan desain seperti ini akan menjamin dokumen di dalamnya tetap mendapat sirkulasi udara yang cukup sehingga tidak membuatnya jadi lembab. Dokumen yang sifatnya penting harus disimpan dengan rapi dan tepat agar dokumen bisa tetap awet, tidak rusak serta ketika dibutuhkan lagi Anda bisa mencarinya dengan mudah. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan perangkat penyimpanan berupa box arsip yang terbuat dari bahan khusus dan berkualitas. Penjelasan di atas bisa memberikan Anda referensi lebih sebelum menggunakan perangkat ini untuk menyimpan dokumen dan arsip Anda. Untuk melihat berbagai macam model dan bentuk box arsip dapat dilihat di halaman ini. harga kardus arsip Harga dari setiap box arsip pun berbeda dan pada dasarnya harga kardus arsip terdiri dari 3 komponen utama yaitu Box Terdapat berbagai macam bentuk kotak arsip dan tentu bentuk sangat mempengaruhi Box/Kualitas kertas Jika kotak arsip ingin memiliki kualitas yang baik tentu dianjurkan memakai kualitas kertas yang lebih baik dalam hal ini grammatur kertas mempengaruhi ketahanan dari kotak arsip tersebut. pada box Semakin banyak warna atau kerumitan dari desain printing tentu memiliki harga yang lebih mahal daripada yang bewarna lebih sederhana. Untuk memesan dan mengetahui perhitungan harga box arsip dapat lebih lanjut menghubungi kami di halaman ini. Referensi Akanmuncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. j. Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan 18 kembali arsip secara umum menurut Wursanto 2006 265-266 adalah sebagai berikut 1. Folder atau map yang digunakan untuk menyimpan warkat yang sejenis atau arsip yang disusun di dalam filling cabinet. 2. Filling cabinet, untuk menyimpan warkat atau arsip yang telah dihimpun dalam folder 3. Ordner, yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang akan disusun di rak arsip 4. Rak arsip, digunakan untuk menyusun ordner secara vertical lateral. 5. Guide, digunakan sebagai petunjuk penyimpanan warkat atau arsip sesuai pola yang telah ditetapkan 6. Kotak kartu kendali, digunakan untuk menyimpan kartu kendali. 7. Kotak box arsip Secara kompleks, menurut Sedarmayanti 2003 44-65 peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain 1. Filing Cabinet, lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip secara vertikal. 2. Ordner, semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip, dan didalamnya terdapat besi untuk mengait arsip yang telah diperforator/dilubangi pinggirnya. 3. Letter Try baki surat, semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental, untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 4. Safe Keeping brankas, lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting/rahasia. 5. Rak buku lemari terbuka, rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya. 6. Lemari Arsip, lemari yang terbuat dari kayu atau mental, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip. 7. Visible Record Cabinet, tempat menyimpan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet. 8. Compact Rolling Shelving Roll-O-Pact, Lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. 9. Rotary Filing System, Sistem file bertingkat vertikal, yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong. Memakai sistem retracting door pintu bergeser ke dalam, sehingga tidak menyita tempat. 10. Compact Rotary Filing, sistem file bertingkat semacam Rotary Filing System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari. 11. Mobiplan Filing System, alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal digantungkan. 12. Vertical Plan Filing System, lemari terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal digantungkan. 13. Data plan Tray Filing System Kardek, semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal. 14. Retrix, alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya. 15. Memory Writer Mesin Tik Elektronik, mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. 16. Microfilm, suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 17. Computer, rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. 18. Desk Tray, tempat untuk menyimpan arsip. yang dapat diletakkan di atas meja atau di atas peralatan lainnya. 19. Rollafile Trolley, tempat untuk menyimpan map arsip, yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah serta tindakan-tindakan yang bertujuan menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan Wursanto, 2006 272. 20 Menurut Mulyono, dkk 2011 57 - 58, kerusakan arsip secara fisik terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. 1. Faktor internal yaitu, kerusakan arsip karena kondisi arsip berpotensi rusak. Hal ini disebabkan oleh unsur berikut ini a Unsur kertas, ini berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip menjadi penyebab percepatan rusaknya arsip. b Unsur tinta, ini berarti tinta yang digunakan untuk menulis arsip dapat menjadi penyebab cepat atau lambatnya kerusakan arsip. c Unsur perekat, ini berarti perekat yang digunakan untuk pemberkasan menjadi penyebab rusaknya arsip. 2. Faktor eksternal, ini berarti kerusakan arsip disebabkan hal-hal diluar arsip yang bersangkutan. Penyebab kerusakan arsip dapat terjadi karena hal-hal berikut ini a Kondisi lingkungan, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh lingkungan tempat penyimpanan arsip tidak mendukung keawetan arsip. b Sinar matahari, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh sinar matahari. Arsip yang terkena sinar matahari langsung mudah rusak. c Debu, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh debu yang menempel di kertas arsip. d Serangga, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh serangga tertentu yang suka makan kertas. e Tumbuhan jamur, ini berarti kerusakan arsip disebabkan oleh tumbuhan jamur yang tumbuh di kertas arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara berikut ini Sularso dkk, 2011 59-60 1. Ruang tempat penyimpanan, ini berarti tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. 2. Penggunaan racun serangga, ini berarti pencegahan kerusakan arsip dengan menggunakan racun serangga. 3. Tindakan preventif, ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. 4. Tempat dan letak arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan tempat arsip yang memadai. 5. Kondisi arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan menjaga kondisi arsip tetap prima. . 406 142 152 66 252 457 134 158